Assistant en gestion financière et comptable (H/F)

Mission

Au sein du service administratif du LAPP, sous la responsabilité directe du Directeur du laboratoire, le/la  candidat(e) retenu(e) assurera des missions de gestion financière en lien prioritaire avec le projet de l’UE Horizon Europe OSCARS dont le LAPP est pour le compte du CNRS le coordinateur international.

Activités

Achats : traitement des demandes d’achat sur la totalité du flux de dépense : vérification de l’existence du fournisseur, procédure de création s’il y a lieu, commande, service fait, factures, relance.

Finances : Finalisation et suivi financier des conventions et des contrats de recherche pluriannuelles (subventions de la Commission Européenne par le biais de contrats entre CNRS et des institutes tiers internationaux) :

Engagements et suivi des dépenses de fonctionnement, des missions et du personnel en CDD, justifications des dépenses auprès des financeurs, établissement de tableaux de bord pour le suivi budgétaire.

Coordonner, en collaboration avec le chef de projet et l’équipe de management d’OSCARS, les processus administratifs relatifs à la gestion des subventions en cascade.

Assurer la liaison avec le service financier central du CNRS pour la mise en œuvre des calendriers de paiement des projets financés.

Comprendre et appliquer les exigences administratives et financières fixées par la CE en ce qui concerne les subventions en cascade et, d’une manière générale, le financement de la recherche.

Missions : gestion des missions des agents sur financement OSCARS en France et à l’étranger et des invités : saisie et vérification des missions, réservation et validation des transports et hébergement, contrôle et traitement des états de frais pour remboursement aux agents, via les logiciels CNRS dédiés.

Support à la direction d’OSCARS :  

– Soutenir l’équipe de coordination dans la collecte des rapports et des présentations des projets financés.

– Soutenir le gestionnaire de projet dans la préparation des rapports techniques et financiers pour la CE.

– Aider le gestionnaire de projet à rassembler les produits livrables et à les préparer en vue de leur soumission à la Commission européenne et de leur publication.

Compétences

Vous avez :

– Des compétences administratives avérées

– La capacité d’organiser et de hiérarchiser votre charge de travail afin de travailler de manière autonome

– La capacité à gérer une charge de travail importante et à respecter les délais

– Un niveau élevé de précision et d’attention aux détails

– La capacité à identifier les problèmes potentiels et à les résoudre

Vous pourriez également avoir :

– Une expérience de l’administration de subventions et de contrats de recherche, au mieux dans le cadre d’une recherche financée par la CE

– Compréhension et empathie d’un environnement de recherche international

– Une expérience de travail dans un environnement universitaire/éducatif

– Une expérience de travail avec un logiciel de gestion intégrée (type ERP)

– Expérience des relations avec le personnel d’un certain nombre d’autres pays européens.

Savoir-faire

• Connaissance générale des règles et des techniques de la comptabilité publique et application des règles et procédures pour collecter, traiter, enregistrer, vérifier et assurer le suivi des informations spécifiques dans le domaine de la gestion financière et comptable.
• Utiliser les outils informatiques appliqués à la gestion financière et comptable, maîtrise avancée des logiciels de bureautique (Excel, Word)
• Compréhension, expression écrite et orale en anglais souhaitables (B2)
• Savoir gérer son activité dans un calendrier de gestion complexe

Savoir-être

• La capacité à travailler de manière indépendante tout en faisant partie d’une équipe administrative plus large
• Travail en équipe et en collaboration avec des interlocuteurs internes et externes (service financier de la délégation, fournisseurs, chercheurs…)
• Rigueur : savoir rechercher l’information, la vérifier et la classer.
• Contrôler la qualité et de la cohérence des données saisies
• Être réactif et confirmer à ses interlocuteurs la bonne prise en compte de leur demande
• Respecter la confidentialité
• Informer et rendre compte

Contexte de travail

Créé en 1976, le LAPP est un laboratoire de l’Institut de Physique Nucléaire et de Physique des Particules (IN2P3), institut du Centre National de la Recherche Scientifique (CNRS) qui coordonne les programmes dans ces domaines. Le LAPP est une unité mixte de recherche (UMR 5814) du CNRS et de l’Université Savoie Mont-Blanc (USMB). Plus de 150 chercheurs, enseignants-chercheurs, ingénieurs, techniciens, administratifs, étudiants et visiteurs étrangers y travaillent. Les recherches menées au LAPP ont pour but l’étude de la physique des particules élémentaires et de leurs interactions fondamentales, ainsi qu’à explorer leurs liens avec les grandes structures de l’Univers. La localisation du laboratoire à 50 kms du CERN, et la présence d’un laboratoire de physique théorique dans les mêmes locaux, en font un laboratoire très attractif pour tous les scientifiques de ce domaine de recherche. Le LAPP héberge également un mésocentre de calcul et de stockage (MUST) qui contribue de manière significative aux traitements de données des grandes expériences de physique.

Sites web: CNRS: https://www.cnrs.fr/en IN2P3: https://www.in2p3.cnrs.fr/fr LAPP:  https://lapp.in2p3.fr/ OSCARS: https://oscars-project.eu/ Science Clusters: https://science-clusters.eu/ Type de contrat : CDD Durée de contrat :24 mois Date d’embauche prévue : 01/05/2024 Quotité de travail : temps complet